Peppol et facturation électronique pour une ASBL

Ce que l'obligation impose

Une facture électronique structurée est un fichier que le logiciel du client lit et traite sans ressaisie. Un PDF envoyé par email n'en est pas une. Le Code de la TVA demande à l'assujetti établi en Belgique d'émettre une facture électronique structurée pour ses livraisons de biens et ses prestations de services, sauf celles qui sont exemptées par l'article 44, et au destinataire d'être en mesure de la recevoir (article 53, § 2bis, inséré par la loi du 6 février 2024, en vigueur le 1er janvier 2026).

Le format et le canal sont fixés par arrêté royal : la norme européenne de facturation électronique, dans le format Peppol BIS (version UBL), transmise par le réseau Peppol. Les parties peuvent convenir d'un autre format conforme à la même norme.

Votre ASBL est-elle concernée ?

Le portail officiel de la facturation électronique le résume en une question : votre association a-t-elle un numéro de TVA actif ? La Banque-Carrefour des Entreprises l'indique par la mention « Assujettie à la TVA - Depuis le [date] ».

Deux précisions du même portail. Quand l'une des deux parties n'est pas assujettie, l'obligation ne s'applique pas à leurs échanges. Et une opération exemptée par l'article 44 n'oblige ni à envoyer ni à recevoir une facture structurée : une ASBL qui réalise à la fois des opérations exemptées et des opérations taxées applique la règle à ces dernières.

Un numéro de TVA sans être assujettie. Une ASBL non assujettie peut recevoir un numéro de TVA pour déclarer ses acquisitions intracommunautaires de biens. Le portail officiel ne traite pas expressément ce cas : il raisonne sur le statut d'assujetti, et l'arrêté royal du 8 juillet 2025 rattache l'obligation de disposer des moyens techniques à l'assujetti tenu d'émettre des factures structurées. Si votre association est dans cette situation, demandez au SPF Finances ce qui s'applique à elle avant de choisir une solution.

Les factures aux particuliers restent hors obligation : un PDF ou un papier reste possible, et une facture structurée aussi si le particulier l'accepte. Les factures aux pouvoirs publics suivent leurs propres règles : la facture électronique y est en général obligatoire à partir de 3 000 EUR hors TVA, pour les marchés publiés après le 1er mars 2024.

Se mettre en règle, étape par étape

1. 1Vérifiez le statut TVA de l'association dans la Banque-Carrefour des Entreprises, et la nature de ses opérations : taxées, exemptées par l'article 44, ou les deux.
2. 2Choisissez un prestataire de services Peppol. On ne s'inscrit pas soi-même sur le réseau : l'inscription passe par un prestataire agréé, souvent intégré au logiciel de comptabilité ou de facturation. Le portail officiel de la facturation électronique publie une liste de plus de 250 solutions, où les offres gratuites ou à coût limité sont signalées.
3. 3Faites inscrire l'association avec son numéro d'entreprise (identifiant 0208 suivi du numéro BCE).
4. 4Vérifiez l'inscription dans l'annuaire public du réseau (Peppol Directory ou Peppol Lookup, en saisissant 0208:numéro BCE). L'outil Lookup montre si l'association peut recevoir, pas si elle peut envoyer.
5. 5Prévenez vos fournisseurs et vos clients assujettis, et testez un premier envoi et une première réception.
6. 6Organisez la conservation : les factures et leurs copies se conservent sept ans à partir du 1er janvier de l'année qui suit leur émission (Code de la TVA, article 60, § 3). Une loi de 2022 avait porté ce délai à dix ans ; la loi du 18 décembre 2025 l'a ramené à sept ans, pour les taxes devenues exigibles depuis le 1er janvier 2023. Certains documents se gardent plus longtemps, notamment pour les investissements immobiliers, et le SPF Finances recommande fortement de garder le fichier électronique d'origine (XML). Le destinataire conserve la facture structurée elle-même pendant toute la durée.

Pour vérifier si un client est assujetti, consultez sa fiche dans la Banque-Carrefour des Entreprises.

Dates et montants

Sur cette amende, les textes demandent une lecture attentive. L'arrêté royal impose de disposer des moyens techniques Peppol à l'assujetti qui convient avec son client d'un autre format de facture structurée (article 13quater de l'arrêté royal n° 1), alors que le portail officiel présente l'amende sans cette précision. En cas de doute sur votre situation, interrogez le SPF Finances. Les autres amendes TVA restent applicables, par exemple pour une facture non émise, incomplète ou inexacte.

Les incitants fiscaux liés à la facturation électronique (déduction majorée des abonnements et des frais de conseil) visent les indépendants et les petites sociétés. Les pages officielles ne disent rien des ASBL soumises à l'impôt des personnes morales : interrogez le SPF Finances avant d'en tenir compte.

Et après 2026

Le gouvernement fédéral a annoncé une déclaration électronique des données de facturation, presque en temps réel, qui remplacerait le listing annuel des clients. Le ministre des Finances l'a confirmée devant la Chambre pour le 1er janvier 2028. Au 4 octobre 2026, aucun texte légal ne l'a encore introduite.

Les erreurs fréquentes

• -Croire qu'un PDF suffit. Entre assujettis belges, un PDF n'est plus la facture de référence.
• -Se croire dispensée par la franchise. Le régime de la franchise ne dispense pas de l'obligation.
• -Oublier la réception. Une ASBL assujettie qui ne vend qu'à des particuliers doit quand même pouvoir recevoir les factures structurées de ses fournisseurs.
• -Appliquer la règle à une ASBL non assujettie. Une association sans activité soumise à la TVA n'a rien à mettre en place pour Peppol.
• -Ne garder que la version lisible. C'est le fichier structuré reçu qui doit être conservé.

Pour les déclarations TVA périodiques, voyez le calendrier des obligations.