L'assistant des associations belges

La convocation de l'assemblée générale (AG) est envoyée par l'organe d'administration. Vérifiez d'abord vos statuts, qui peuvent prévoir des modalités plus strictes que la loi.

Voici les règles principales :

• Délai et destinataires : envoyez la convocation à tous les membres, administrateurs et commissaires au moins 15 jours avant la date de la réunion.
• Contenu obligatoire : joignez un ordre du jour complet. S'il s'agit de modifier les statuts, joignez le texte précis des modifications proposées.
• Droits des membres : un vingtième des membres peut faire inscrire un point à l'ordre du jour, et un cinquième peut imposer la convocation d'une AG.
• Participation à distance : si l'organe d'administration l'autorise, précisez dans la convocation les modalités pratiques et la manière dont l'identité des participants est vérifiée.

Les membres peuvent aussi prendre toute décision de l'AG sans convocation formelle, à l'unanimité et par écrit, sauf la modification des statuts.

Je peux détailler la procédure propre à une modification des statuts.

Le dépôt des comptes annuels se fait dans les trente jours qui suivent leur approbation.

Ce délai s'inscrit dans un processus en deux étapes, fixé par le Code des sociétés et des associations (CSA) :

• Approbation : pour une ASBL ou une AISBL, les comptes sont soumis à l'assemblée générale dans les six mois qui suivent la clôture de l'exercice. Pour une fondation, ils sont établis dans ce même délai de six mois.
• Dépôt : une fois les comptes approuvés (par l'assemblée générale pour les ASBL et AISBL, par l'organe d'administration pour les fondations), vous disposez de trente jours pour les déposer.

Le lieu de dépôt dépend de la taille de votre association :

• Banque nationale de Belgique (BNB) : si, à la date du bilan du dernier exercice clôturé, elle dépasse plus d'un des critères suivants : 5 travailleurs en moyenne annuelle, 391 000 euros de recettes (autres que non récurrentes) hors TVA, 1 562 000 euros d'avoirs, 1 562 000 euros de dettes.
• Greffe du tribunal de l'entreprise de votre siège : pour les associations qui ne dépassent pas ces seuils.

Je peux vous aider à vérifier les critères de taille de votre association.

Pour défrayer vos bénévoles sans que cela devienne un revenu imposable, vous choisissez entre deux régimes exclusifs, par bénévole et par année.

Voici les deux options possibles :

• L'indemnité forfaitaire : elle dispense le bénévole de fournir des justificatifs. Pour l'exercice d'imposition 2027 (sommes versées depuis le 1er janvier 2026), le plafond est de 44,02 euros par jour et 1 760,83 euros par an pour un bénévole ordinaire. Le plafond annuel passe à 3 233,91 euros pour certaines fonctions (arbitres, entraîneurs sportifs, etc.). Ces plafonds sont revus chaque année : vérifiez-les auprès du SPF Finances avant tout versement.
• Le remboursement des frais réels : vous remboursez les dépenses effectives (repas, matériel, etc.) sur présentation de pièces justificatives (factures, tickets).

Points d'attention :

• Non-cumul : un même bénévole ne passe pas d'un régime à l'autre au cours d'une même année pour la même activité.
• Exception pour les déplacements : le remboursement kilométrique peut s'ajouter au forfait, dans la limite de 2 000 km par an et par bénévole.
• Suivi : tenez une liste nominative des sommes versées à chaque bénévole, même sous les plafonds.

Un dépassement non justifié peut transformer l'indemnité en rémunération imposable, avec une fiche fiscale 281.10 à établir.

Je peux vous préciser les obligations liées à la fiche fiscale 281.10.

Votre ASBL doit identifier ses bénéficiaires effectifs (UBO, pour Ultimate Beneficial Owners) et les enregistrer dans le registre UBO du SPF Finances.

Voici les étapes et obligations principales :

• Identifier les bénéficiaires : listez toutes les personnes physiques des catégories suivantes : membres du conseil d'administration, personnes habilitées à représenter l'ASBL, personnes chargées de la gestion journalière, et personnes (ou catégories de personnes) dans l'intérêt desquelles l'ASBL opère.
• Enregistrer et mettre à jour : les données sont transmises dans le mois qui suit la constitution de l'ASBL ou tout changement.
• Fournir des preuves : chaque enregistrement est accompagné d'un document probant (statuts, procès-verbal, publication au Moniteur belge) et des données d'identité complètes (numéro de registre national, adresse, etc.).
• Confirmer chaque année : même sans changement, vous confirmez une fois par an que les informations sont exactes et à jour.

Je peux vous détailler la liste des documents probants à fournir ou les données d'identité à réunir.

Une ASBL ne peut délivrer des attestations fiscales pour les dons que si elle a obtenu l'agrément préalable du ministre des Finances (ou de son délégué). Sans cet agrément, aucun don n'ouvre droit à une réduction d'impôt.

Pour qu'une attestation soit valable, les conditions suivantes doivent être réunies :

• Montant minimal : le donateur a versé au moins 40 euros sur l'année civile à votre association.
• Nature du don : un don en argent, versé à titre définitif et irrévocable, sans aucune contrepartie (les cotisations de membre, abonnements ou billets d'entrée sont exclus).
• Formalisme strict : l'attestation porte des mentions obligatoires, dont le numéro national du donateur (ou le numéro d'entreprise pour une personne morale) et un numéro d'ordre ininterrompu.
• Délais : l'attestation est envoyée au donateur et ses données sont transmises au SPF Finances (via Belcotax-on-web) avant le 1er mars de l'année suivante.

Je peux vous détailler les mentions obligatoires de l'attestation.