Dépôt des comptes annuels d'une ASBL : greffe ou Banque nationale

Ce que sont les comptes annuels d'une ASBL

Les comptes annuels résument l'exercice écoulé. Ils sont établis par l'organe d'administration et soumis à l'assemblée générale avec le budget de l'exercice suivant, dans les six mois de la date de clôture (Code des sociétés et des associations, article 3:47, § 1er). Leur forme dépend de la taille de l'association.

Pour une ASBL en comptabilité simplifiée, ils comprennent l'état des recettes et des dépenses et une annexe, qui contient l'état du patrimoine : ce que l'association possède, ce qu'elle doit, et ses droits et engagements importants, comme un subside promis ou une garantie donnée (arrêté royal du 29 avril 2019, articles 3:177 à 3:184). Les montants s'écrivent en euros, sans décimales.

Greffe ou Banque nationale : quel est votre cas ?

Tout se joue à la date du bilan du dernier exercice clôturé.

Les seuils du premier niveau ont été relevés par une loi du 28 mars 2024, ceux de la petite et de la micro-ASBL par un arrêté royal du 25 mai 2024, pour les exercices commencés après le 31 décembre 2023. Certaines pages officielles affichent encore les anciens montants (334 500 EUR et 1 337 000 EUR) : ils ne s'appliquent plus.

Pour les critères de la petite et de la micro-ASBL, un dépassement ne change la catégorie que s'il se produit pendant deux exercices consécutifs (article 1:28, § 2). L'option pour la comptabilité simplifiée, elle, se réexamine chaque année.

Une ASBL sous le premier seuil peut tenir une comptabilité en partie double ; elle établit alors ses comptes selon le modèle abrégé ou micro, et peut les déposer gratuitement au greffe. Elle peut aussi, si elle le souhaite, les déposer à la Banque nationale en payant les frais.

La procédure, étape par étape

1. 1Clôturer l'exercice. L'organe d'administration arrête les comptes et prépare le budget de l'exercice suivant.
2. 2Convoquer l'assemblée générale au moins quinze jours à l'avance (voir le guide sur l'assemblée générale). Les administrateurs y exposent la situation financière et l'exécution du budget.
3. 3Faire approuver les comptes et le budget dans les six mois de la clôture, puis faire voter la décharge des administrateurs.
4. 4Déposer dans les trente jours qui suivent l'approbation.
5. 5Corriger si nécessaire. Des comptes approuvés et déposés peuvent encore être rectifiés (article 3:49) ; à la Banque nationale, on redépose alors l'intégralité des comptes avec la mention « rectification ».

Au greffe. Les comptes sont versés au dossier de l'association, tenu au greffe du tribunal de l'entreprise de son siège (articles 2:7 et 2:9, § 1er, 8°). En Wallonie, c'est le greffe des personnes morales du tribunal de l'entreprise du Brabant wallon (à Nivelles), du Hainaut ou de Liège (qui couvre aussi les provinces de Namur et de Luxembourg), et celui d'Eupen pour la région de langue allemande ; à Bruxelles, celui du tribunal de l'entreprise francophone ou néerlandophone.

Au 4 octobre 2026, JustAct ne propose pas le dépôt des comptes annuels, et les pages officielles consultées ne décrivent aucune voie électronique pour les verser au greffe : le dépôt se fait sur papier. Le nombre d'exemplaires, l'accueil au guichet ou l'envoi par la poste et les horaires varient d'un greffe à l'autre. Chaque greffe publie ses coordonnées sur le site des cours et tribunaux : un appel ou un email avant le dépôt évite un déplacement inutile. À titre d'exemple, le greffe des personnes morales du tribunal de l'entreprise francophone de Bruxelles demande deux exemplaires (le second revient au siège comme preuve du dépôt), mentionnant la dénomination, la forme légale, le siège, le numéro d'entreprise et l'année de l'exercice, avec le procès-verbal de l'assemblée qui approuve les comptes et une pièce d'identité du déposant. Il indique que ce dépôt est gratuit et ne demande pas de formulaires I et II.

À la Banque nationale. Les administrateurs déposent les comptes par voie électronique, en XBRL ou en PDF, sur l'application de la Centrale des bilans, avec un certificat digital reconnu ; le dépôt sur papier n'existe plus depuis le 1er janvier 2020. Ils y joignent la liste des administrateurs et, s'il y en a un, du commissaire en fonction, le rapport du commissaire et le rapport de gestion (article 3:47, § 7). Une association d'au moins 20 équivalents temps plein remet aussi un bilan social.

Dates et montants 2026

Le calendrier des obligations place ces dates parmi les autres échéances de l'année. Si l'exercice ne se clôture pas au 31 décembre, tous ces délais se comptent à partir de la date de clôture.

Que risque une ASBL qui ne dépose pas ?

À la demande d'un membre, d'un tiers intéressé ou du ministère public, le tribunal peut prononcer la dissolution d'une ASBL qui n'a pas déposé ses comptes annuels, sauf si elle les dépose avant la clôture des débats. Cette action ne peut être introduite que sept mois après la clôture de l'exercice (article 2:113).

Les administrateurs répondent aussi, solidairement, du dommage causé par une infraction au Code (article 2:56). Et une libéralité de plus de 100 000 EUR ne peut être autorisée par le ministre de la Justice que si l'association a respecté ses obligations de dépôt (article 9:22).

Les erreurs fréquentes

• -Se fier à d'anciens seuils. Depuis les exercices commencés en 2024, le seuil des recettes est de 391 000 EUR et celui des avoirs et des dettes de 1 562 000 EUR.
• -Croire qu'une petite association n'a rien à déposer. Elle dépose au greffe, dans les mêmes délais.
• -Oublier le budget. L'assemblée approuve les comptes de l'exercice écoulé et le budget de l'exercice suivant.
• -Déposer à la Banque nationale sans la liste des administrateurs. Elle fait partie du dépôt.
• -Laisser filer le délai de trente jours après une assemblée tenue fin juin, en pleine période de congés.

Les fondations suivent les mêmes seuils ; leurs comptes sont approuvés par l'organe d'administration, puis déposés de la même manière (article 3:51).