Assemblée générale d'ASBL : convocation et procès-verbal

Ce qu'est l'assemblée générale

L'assemblée générale réunit les membres de l'ASBL. Le Code des sociétés et des associations (CSA) lui réserve certaines décisions, que l'organe d'administration ne peut pas prendre à sa place (article 9:12) :

• -la modification des statuts ;
• -la nomination et la révocation des administrateurs, et leur rémunération s'ils en reçoivent une ;
• -la nomination, la révocation et la rémunération du commissaire ;
• -la décharge des administrateurs et du commissaire ;
• -l'approbation des comptes annuels et du budget ;
• -l'exclusion d'un membre ;
• -la dissolution de l'association, sa transformation et l'apport ou l'acceptation à titre gratuit d'une universalité ;
• -tous les autres cas prévus par la loi ou les statuts.

Quand réunir l'assemblée

Chaque année, pour les comptes. Les comptes annuels de l'exercice écoulé et le budget de l'exercice suivant sont soumis à l'assemblée dans les six mois de la clôture (article 3:47, § 1er). Pour un exercice clôturé le 31 décembre 2025, l'assemblée se tient au plus tard le 30 juin 2026. Le calendrier des obligations reprend cette date avec les autres échéances de l'année.

À la demande des membres. L'organe d'administration doit convoquer l'assemblée quand au moins un cinquième des membres le demande. Il la convoque dans les vingt et un jours de la demande, et l'assemblée se tient au plus tard le quarantième jour qui suit, sauf disposition contraire des statuts (article 9:13).

Dans les autres cas prévus par la loi ou les statuts : nomination d'un administrateur, modification des statuts, exclusion d'un membre.

La convocation, étape par étape

1. 1L'organe d'administration fixe la date, l'heure, le lieu et l'ordre du jour. Le mode de convocation est celui que prévoient vos statuts.
2. 2Il rassemble les documents à soumettre : comptes annuels, budget, texte des modifications de statuts proposées.
3. 3Il rédige la convocation. Une modification des statuts doit y être indiquée avec précision (article 9:21). Si les membres peuvent participer à distance, la convocation décrit clairement la procédure (article 9:16/1).
4. 4Il l'envoie au moins quinze jours avant l'assemblée à tous les membres, à tous les administrateurs et, le cas échéant, au commissaire, ordre du jour joint (article 9:14).
5. 5Il envoie par email aux personnes qui ont communiqué une adresse électronique à l'association, et par courrier ordinaire, le même jour, à celles qui n'en ont pas donné (article 2:32).
6. 6Il ajoute à l'ordre du jour toute proposition signée par au moins un vingtième des membres, et envoie sans délai et gratuitement une copie des documents à ceux qui la demandent (article 9:14).

Une ASBL peut aussi décider sans réunion : les membres prennent alors leurs décisions à l'unanimité et par écrit, sans formalités de convocation. Cette voie est fermée à la modification des statuts (article 9:14/1).

Pendant l'assemblée

Chaque membre a un droit de vote égal, sauf disposition contraire des statuts (article 9:17). Un membre peut se faire représenter par un autre membre, ou par une personne extérieure si les statuts l'autorisent (article 9:15). Les administrateurs répondent aux questions des membres liées à l'ordre du jour (article 9:18) et exposent la situation financière et l'exécution du budget (article 9:19).

Après l'approbation des comptes, l'assemblée se prononce par un vote spécial sur la décharge des administrateurs et du commissaire (article 9:20).

Le CSA ne fixe pas de majorité ordinaire pour l'assemblée d'une ASBL. À défaut de règle dans les statuts, ce sont les règles ordinaires des assemblées délibérantes qui s'appliquent (article 2:41). Pour les décisions importantes, le Code impose ses propres conditions :

Sources : articles 9:21 et 2:110 du CSA.

Le procès-verbal

Le CSA ne prévoit ni modèle ni règle de signature pour le procès-verbal de l'assemblée d'une ASBL : la forme relève de vos statuts et de vos habitudes. Le Code impose deux mentions particulières. Si des membres ont participé à distance, le procès-verbal mentionne les problèmes techniques qui ont empêché ou perturbé leur participation ou leur vote (article 9:16/1). Le procès-verbal qui décide la dissolution d'une ASBL dotée d'un commissaire reproduit les conclusions de son rapport (article 2:110).

En pratique, un procès-verbal utile indique la date, le lieu, les présents et les représentés, l'ordre du jour, le texte exact de chaque décision et le résultat de chaque vote. C'est ce texte qui servira d'extrait à déposer au greffe. Il ne faut pas le confondre avec le registre des membres, que l'organe d'administration tient au siège (article 9:3).

Après l'assemblée : dépôt et publication

Certaines décisions doivent être déposées au dossier de l'association, au greffe du tribunal de l'entreprise, dans les trente jours (article 2:9, § 1er) :

• -la nomination et la fin de fonctions des administrateurs, des personnes qui représentent l'ASBL et du commissaire ;
• -chaque modification des statuts, avec le texte coordonné ;
• -la décision de dissolution ;
• -les comptes annuels (voir le guide sur le dépôt des comptes annuels).

La publication aux annexes du Moniteur belge a lieu dans les dix jours du dépôt (article 2:13). Tant qu'elle n'a pas eu lieu, la décision n'est en principe pas opposable aux tiers (article 2:18). Depuis le 23 juin 2026, une ASBL peut déposer en ligne, par JustAct, ses modifications de statuts et ses changements de mandats, avec un extrait signé du procès-verbal (voir l'article sur JustAct).

Un changement d'administrateur se répercute aussi dans le registre UBO, à mettre à jour.

Dates et montants 2026

Les erreurs fréquentes

• -Oublier des destinataires. La convocation va aux membres, mais aussi aux administrateurs et au commissaire.
• -Compter les quinze jours trop juste. Le délai est un minimum : prévoyez une marge pour le courrier postal.
• -Annoncer une modification de statuts en termes vagues. Sans texte précis dans la convocation, l'assemblée ne peut pas valablement en délibérer (article 9:21).
• -Modifier les statuts par écrit. La décision écrite à l'unanimité est exclue pour les statuts (article 9:14/1).
• -Voter la décharge en bloc avec les comptes. La décharge demande un vote spécial, après l'approbation des comptes (article 9:20).
• -Ne pas déposer la nomination d'un administrateur. Sans publication, la nomination n'est en principe pas opposable aux tiers (article 2:18).

Une décision prise de manière irrégulière peut être annulée par le tribunal de l'entreprise, si l'irrégularité a pu influencer la délibération ou le vote, ou si elle a été commise dans une intention frauduleuse (articles 2:42 et 2:44). L'annulation n'est pas automatique.